Plan operacyjny wydarzenia czyli diabeł tkwi w szczegółach.

Na powstanie eventu składają się działa wielu podmiotów, z których każdy odpowiada za niewielki wycinek całego przedsięwzięcia. Działania te muszą być zsynchronizowane w czasie i precyzyjnie odpowiadać założeniom. Dlatego powszechnie stosowanym, a wręcz niezbędnym narzędziem event menedżera jest “scenariusz” wydarzenia. Przybrać on może formę mniej formalną albo bardzo rozbudowana w postaci planu operacyjnego lub książki produkcyjnej.


Dokument ten powinien być poprawnie i starannie przygotowany. Przede wszystkim jednak powinien zostać przeczytany przez wszystkie biorące udział w realizacji podmioty. 😉 Często pomimo tego, że “scenariusz” istnieje, sprawy biegną swoim torem i równie dobrze mogłoby go nie być. Brak profesjonalizmu i niesubordynacja zespołu i dostawców? Być może. Bardziej prawdopodobne jest jednak, że dokument został przygotowany niewłaściwie i niepoprawnie wdrożony. Co mogło pójść nie tak i o czym należy pamiętać przygotowując scenariusz aby spędzony nad nim czas nie był czasem straconym?


Po pierwsze plan operacyjny eventu to nie pozycja popularno-naukowa, podręcznik ani wniosek o dotację. Nie obowiązuje tu zasada im więcej tym lepiej, a celem event menedżera nie jest propagowanie rozwoju czytelnictwa w branży. Obszerne opracowanie opisujące strategię marki może służyć jako materiał szkoleniowy dla działu marketingu. Nie traktujmy go jednak jako dokumentu operacyjnego i nie katujmy obsługi technicznej i dostawcy cateringu obowiązkiem przeczytania tego obszernego dzieła w całości.

Jeżeli wydarzenie niesie ryzyka związane z bezpieczeństwem, nie opisujmy ich obszernie. W tym dokumencie powinny znaleźć się jedynie konkretne informacje kto i co, a także kiedy w związku z tymi ryzykami powinien zrobić. A więc po kolei, co powinno się znaleźć w naszym “scenariuszu”?


1. Nazwa wydarzenia, miejsce, data.
2. Imiona, nazwiska, telefony i maile wszystkich osób odpowiedzialnych za poszczególne odcinki realizacji wraz z opisem zakresu ich odpowiedzialności.
3. Preferowany sposób komunikacji w trakcie montaży, wydarzenia, demontaży.
4. Precyzyjny, godzinowy harmonogram prac przygotowawczych, wydarzenia i prac poeventowych/demontaży. Uwaga nie jest to retroplanning ani wykres Gantta, które stanowią oddzielne dokumenty w dużej części związane z realizacją wcześniejszych faz przygotowania wydarzenia. Retroplanning i wykres Gantta pomogą nam natomiast stworzyć poprawny scenariusz. W harmonogramie uwzględniamy wszystkie planowane zdarzenia krok po kroku. Uwzględniamy tu czas rozpoczęcia pracy, a także czas tzw. gotowości operacyjnej, które nie są tym samym. Zazwyczaj jest pomiędzy nimi 30 minut różnicy.


5. W naszym dokumencie powinny znaleźć też wszystkie procedury działania.


6. Pisząc nasz plan, przejdźmy wirtualnie punkt po punkcie wszystkie miejsca, które odwiedzi uczestnik i wyobraźmy sobie co może się wydarzyć. Zostawmy ekipom konkretne wytyczne, na każdy przewidziany przez nas scenariusz. To samo dotyczy synchronizacji działań ekip technicznych, cateringu i atrakcji. Wyobraźmy sobie lub fizycznie przejdźmy wszystkie drogi, którymi będą chodzić technicy i wykonawcy. Zidentyfikujmy wąskie gardła. Pamiętajmy, że to co dzieje się na scenie musi mieć w adekwatnym czasie swoje odzwierciedlenie na back stage’u.


7. Uwzględnijmy czynniki pogodowe, jeśli mogą mieć wpływ na przebieg imprezy.


8. Dodajmy plan graficzny z zaznaczonymi kluczowymi miejscami wydarzenia oraz punktami takimi jak szatnia i toalety.


9. Zróbmy KRÓTKIE spotkanie organizacyjne. To będzie czas również na uwagi naszych współpracowników i ostatnie modyfikacje planu. Po rozpoczęciu działań, wszystkich obowiązywać będą ustalenia dokumentu. Bez konsultacji z event menedżerem nikt nie ma prawa wprowadzić już żadnych zmian.

Agnieszka Huszczyńska

Podziel się:

FacebookLinkedIn